Eine freie Wohnung. Hunderte Bewerber. In Ballungsgebieten ist das Alltag. Wollen Vermieter möglichst vielen Bewerbern eine diskriminierungsfreie Chance geben, bleibt meist nur die Option Massenbesichtigungen. Seit Corona undenkbar. Dank digitaler Vermietungslösungen gibt es allerdings deutlich bessere Alternativen.
Die hohe Bewerberflut, die mit einer veröffentlichten freien Wohnung einhergeht, bringt einen enormen administrativen Aufwand für Wohnungsunternehmen mit sich. Die Koordination der Bewerbungen, vermehrte Rückfragen der Wohnungsinteressenten und das Handling des Vermietungsprozesses sind wahre Zeitfresser. Viele Vermieter wollen den Prozess verschlanken und effizienter gestalten, indem sie eine Warteliste anlegen oder Interessenten dazu auffordern, ihr Suchprofil beim Wohnungsunternehmen zu hinterlegen. Das schafft leider nur bedingt Abhilfe. Denn die Pflege der Warteliste ist intensiv und nicht immer up-to-date, denn Wohnungsvorlieben und -wünsche verändern sich, und vielleicht hat der Mieter sein Wohnglück längst woanders gefunden. Zudem ist die Aufbewahrung von Interessentendaten datenschutzrechtlich schwierig: Viele Daten dürfen nur im Rahmen einer konkreten Wohnungsbewerbung erhoben werden und sind spätestens nach 6 Monaten zu löschen.
Bewerberdaten smart managen: Interessentenpool
Dass es deutlich effizienter geht, zeigen wir mit unserer zentralen Interessentendatenbank. Dabei handelt es sich um eine deutschlandweite Datenbank mit hunderttausenden aktiv suchenden Mietinteressenten. Vermieter können dort passenden Mietern mit nur einem Klick ein Wohnungsangebot digital unterbreiten. Interessenten können die von ihnen angegebenen Daten selbst verwalten und aktualisieren. Dadurch ist auch das Thema Datenschutz in diesem Falle keines, um das sich Vermieter sorgen müssen. Ein extra Feature gibt es für Wohnungsgenossenschaften: Es gibt einen speziellen Interessentenpool, bei dem Interessenten nur Gesuche für einen speziellen Vermieter erstellen können. Genossenschaftliche Wohnungsunternehmen können für ihre Mitglieder einen speziellen Registrierungslink anlegen und sie so mit passendem Wohnraum versorgen.
Treffsicher: Mieter-Matching
Ein anderer digitaler Helfer ist in diesem Zusammenhang das Mieter-Matching. Der präzise Qualifizierungsmechanismus erlaubt eine qualitative Vorauswahl der Wohnungssuchenden, dabei sortiert das Mieter-Matching Ihre Interessenten entsprechend der Übereinstimmung mit Ihrem Wunschmieterprofil. Damit erkennen Sie auf den ersten Blick, die passendsten Interessenten, egal ob Sie 10 oder 100 Interessenten haben. Zum Schutz der Interessenten werden deren Daten in einem dreistufigen Prozess, gemäß der Empfehlungen des Düsseldorfer Kreises, demaskiert.
Fazit
Der digitale Vermietungsprozess hat sich insbesondere in diesem besonderen Jahr 2020 als komfortabler Lösungsweg für Wohnungsunternehmen gezeigt. Er spart Zeit, Kosten und ist zudem datenschutzrechtlich abgesichert.
Wir haben die unternehmenseigenen Zahlen der ersten beiden Quartale 2020 miteinander verglichen. Gerade die Interessentendatenbank verzeichnete einen regelrechten Boom: Im Vergleich zum ersten Quartal des Jahres wurden in den Monaten April, Mai und Juni 60 Prozent mehr Wohnungsangebote über die Interessentendatenbank versendet. Einige aktuelle Zahlen im Herbst werfen ein bedenkliches Szenario voraus. Wohnungsunternehmen, die bereits ab Frühjahr ihre Arbeitsweise digital ergänzt oder umgestellt haben, sind in deutlichem Vorteil.
Für alle anderen heißt es jetzt: Prozesse anpacken, digital optimieren und künftig smart vermieten.
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