Über den Autor:
Stefan Jess ist seit über 20 Jahren in der Immobilienbranche als Spezialist für Vermietungssysteme tätig. Als Senior-Account-Manager ist er direkter Ansprechpartner für interessierte Kunden rund um die Immomio Vermietungslösung.
Die Wohnungswirtschaft war noch nie so spannend wie heute. Aus meiner Sicht, und ich bin seit mehr als zwanzig Jahren als Experte für Vermietungssysteme in der Wohnungswirtschaft tätig, wurde an einem gewissen Zeitpunkt eine wichtige Schwelle überschritten. Bis zu diesem Zeitpunkt waren Computer bessere Verwaltungswerkzeuge. Sie dienten quasi als potenter Ersatz für Schreibmaschine und Aktenablage, verbunden mit etwas Rechenpower.
Dann kam das Internet und ich erinnere mich noch gut, wie ein in die Jahre gekommener Geschäftsführer einer kommunalen GmbH zu mir sagte: „Glauben Sie mir, Herr Jess, in ein paar Jahren kräht nach diesem Internet kein Hahn mehr.“
Damals konnten einige noch nicht erkennen, was auf die Welt, und damit auch auf die Wirtschaft, zukam. Auf einmal stand eines der weltgrössten Versandhäuser in direkter Konkurrenz zu einem kleinen Startup aus den USA. Wie ging das? Ganz einfach: Die Kommunikation zum Kunden war deutlich schneller, günstiger und vor allem flexibler geworden.
Der zweite, noch intensivere, Schub wurde dann mit den mobilen Endgeräten eingeleitet. Seit nahezu jeder ein Smartphone besitzt und es auch fleißig rund um die Uhr nutzt, hat sich das Kommunikationsverhalten der Konsumenten bzw. der Mieter und Wohnungssuchenden stark verändert. Wohnungen werden während der Busfahrt via Smartphone gesucht, Schäden und Zählerständer per App gemeldet, Mietverträge werden inzwischen digital signiert und in den Gebäudebeständen der Wohnungswirtschaft halten elektronische Schließsysteme wie selbstverständlich Einzug.
Was bedeutet der digitale Wandel für ein Wohnungsunternehmen und seinen Vermietungsbereich?
Es ist heute wichtiger als je zuvor, auf neue Entwicklungen in der Kommunikation schnell reagieren zu können. Egal ob im Mieter- oder Vermietermarkt. Egal ob in Lübeck, Duisburg, Stuttgart oder Erfurt.
Das wird besonders bei der Einteilung IT-gestützter Vermietungssysteme in drei Generationen deutlich
Die Systeme der ersten Generation erfassten Interessenten und ihre Bewerbungen im ERP-System oder in vorhandenen Office-Lösungen wie z.B. Excel. Diese wurden dann bei Kündigung einer Wohnung mehr oder weniger aufwändig abgeglichen.
Da dieser Ansatz den kommunikativen Anforderungen des Wohnungsmarkts langfristig nicht mehr gerecht werden konnte, folgten vor ungefähr zwanzig Jahren die ersten Systeme der zweiten Generation. Diese agierten als Speziallösung neben dem ERP-System, von dem die Wohnungen dann zur Vermarktung oder zum automatischen Gesuchsabgleich übergeben wurden. Darüber hinaus war ein weiteres wichtiges Merkmal die Fähigkeit dieser Systeme, auch unterschiedliche Immobilienportale beliefern zu können.
Seit einigen Jahren erleben wir jetzt die Vermietungslösungen der dritten Generation. Diese Plattformen verbinden alle Vorteile der ersten beiden Generationen mit einer konsequenten Zentrierung auf den Wohnungssuchenden. Sie erleichtern darüber hinaus dem Vermieter in einem Vermietermarkt auch eine starke Nachfrage stets einfach und komfortabel im Überblick zu haben. Im Mietermarkt hingegen schaffen sog. Workflow-Module völlig neue, kürzere Ansprechzeiten zu potentiellen Mietern. Hier müssen die Interessenten nicht mehr auf einem der klassischen Immobilienportal suchen. Die Lösung gleicht deren Suchprofile mit dem Wunschmieterprofil der freien Wohnung ab und übermittelt diesen ab einer gewissen Übereinstimmung automatisch den Wohnungsvorschlag. Die Wohnung wird nicht mehr veröffentlicht, sie findet den besten Mieter, ohne je ein Immobilienportal gesehen zu haben.
Für Lösungen der dritten Generation, wie Immomio, sind die vorgenannten Funktionen die Pflicht. Aber wie sieht es mit der Kür aus?
Welche Funktionen sollten Vermietungslösungen der dritten Generationen anbieten?
Folgende Merkmale sollte eine moderne Vermietungslösung mitbringen:
Bewährte Schnittstellen zu allen relevanten ERP-Systemen und Immobilienportalen, um ein medienbruchfreies Arbeiten zu ermöglichen.
Die Lösung sollte eine hohe Standardisierung und Automatisierung im Bereich der Kommunikation bieten.
Umfassende White-Label-Funktionen stellen sicher, dass die Geschäftsbeziehung zum zukünftigen Mieter nicht gestört wird.
„Mobile first“ – Die Lösung sollte sowohl für Vermieter als auch für Wohnungssuchende auf mobilen Endgeräten verfügbar sein, inkl. Mehrsprachigkeit.
Die Lösung sollte an bestehende Webseiten angebunden werden können. Darüber hinaus sollte sie optional über ein eigenes Homepage-Modul verfügen, welches schnell und kundenindividuell auf der Homepage des Unternehmens integriert werden kann.
Individuell konfigurierbare Fragenkataloge für die Mietinteressenten, um auf die speziellen Vermietungsanforderungen eines jeden Wohnungsunternehmens eingehen zu können.
Bestimmte Interessentengruppen müssen abgrenzbar sein. So kann z.B. eine Genossenschaft die eigenen Mitglieder exklusiv ansprechen und im Rahmen der eigenen Vergaberichtlinien sehr detailliert und nachvollziehbar Wohnraum anbieten.
Eine individuell konfigurierbare Selbstauskunft ergänzt den Bewerbungsprozess und erfasst alle Daten, die anschließend z.B. an ein ERP-System geliefert werden.
Ein integrierter Messenger erlaubt eine nahtlose und schnelle Kommunikation, auch ohne Nutzung von WhatsApp & Co.
Integrierte Schnittstellen zu Bonitätsprüfern und die Möglichkeit der rechtssicheren digitalen Signatur.
Höchstmögliche Entlastung des Vermieters in Bezug auf die DSGVO.
Wie läuft die Einführung einer neuen Vermietungssoftware?
Die Einführung einer solchen Lösung sollte kein aufwändiger Kraftakt werden. Da moderne Systeme cloudbasiert sind, entfällt die Installation auf Servern sowie der Kauf einer teuren Lizenz. Variable Vertragslaufzeiten (monatlich/jährlich), der Verzicht auf Consulting-Aufwände bei der Einführung und eine erste Systemverfügbarkeit innerhalb weniger Tag sind inzwischen üblich.
Ist der Weg zur Digitalisierung damit abgeschlossen?
Das würde allen Erfahrungen der letzten Jahrzehnte widersprechen. Digitale und mobile Systeme werden zukünftig immer stärker die Kundenbeziehung prägen. Virtuelle Besichtigungen in Neubauprojekten, flexible Wohnraumausstattung im Rahmen der Vermietung oder Zusatzdienste rund um den Umzug oder das Mietverhältnis sind keine Frage der Zeit mehr. Sie sind bereits da und viele weitere heute nicht vorhersehbare Möglichkeiten werden folgen.
