Lupenreine Implementierung eines ERP-Systems
Aktualisiert: 21. Sept. 2022
Frank Hohmann & die Digitalisierung - ein Drama in mehreren Akten.
Disclaimer: Dieser Artikel beschreibt die Sichtweise von Frank Hohmann. Aus seinen wohnungswirtschaftlichen Erfahrungen hat der Digitalisierungsexperte eine mehrteilige Blog-Serie entwickelt in der er Erfolge, Einblicke und Learnings aus diversen Projekten zum Teil ironisch beleuchtet. Aber auch Fehlentscheidungen, Stolpersteine und Hürden legt Frank auf ehrliche & sympathische Weise dar.
Akt 1: Untersuchung der IT-Infrastruktur einer Genossenschaft
Vor nicht allzu langer Zeit beschloss eine Wohnungsbaugenossenschaft ihre IT-Infrastruktur mal unter die Lupe zu nehmen. Die Lupe war in diesem Fall ich - als Abteilungsleiter Unternehmensentwicklung unter anderem verantwortlich für die IT. In einem Unternehmen in dem Mitarbeiter aus der IT-Abteilung ihre E-Mails noch ausdruckten und abhefteten gab es offensichtlich Handlungsbedarf, der von den Vorständen auch als solcher erkannt wurde.
Das waren gestandene, erfahrene und sehr zukunftsorientierte Manager, denen zumindest verschwommen klar war, dass die Lupe wohl auch noch einen Hammer benötigen würde.
Herrn "Hammer" bekam ich auch - in Form von einem exzellenten Berater, der mich dabei unterstützt hat, die Organisation erstmal darauf vorzubereiten, dass Veränderungen zwangsläufig kommen müssen, um im Wettbewerb um Mitarbeiter vorne mit dabei zu sein.
Ich schrieb also eine Digitalisierungsstrategie. Der erste Schritt war die Einführung eines neuen ERP-Systems. Teils homöopathisch, teils mit handfesteren Methoden wurde das Haus auf Linie gebracht. Die Unterstützung innerhalb der Abteilungen wuchs und meine Kollegen aus dem Führungskreis erwärmte der Gedanke, dass wenn etwas schief geht, die Lupe die Verantwortung trägt. “Eigentlich kann das ja alles gar nicht so schwer sein.”, dachte ich zumindest.
AKT 2: Analyse des ERP-Systeme für die Wohnungswirtschaft
Während sich der Hammer in der Amboss-Abteilung eines Baumarktes fortbildete, unterzog ich die Lösungen auf dem ERP Markt für die Wohnungswirtschaft einer Analyse.
Schnell war klar: der Marktführer soll es sein. Konkurrenzunternehmen mit ähnlichem Angebot wurden vernachlässigt. Schon 2015 hatte ich den Verdacht, dass der Marktführer das inhabergeführte Unternehmen aus dem Großraum Bremen bald übernehmen werde, die mit ihrem Produkt ebenfalls in unserer engeren Auswahl standen.
Der Hammer, mittlerweile gut gelaunt wieder vom Baumarkt zurück, schrieb mit mir zusammen eine Beschlussvorlage für die Vorstände. Budget, Zeitrahmen, Ressourcen, Ausfallrisiken wurden bewertet. Alles mit ambivalentem Wahrheitsgehalt, am Ende zählt ja der Wille etwas zu machen. Mit Problemen setzt man sich auseinander, wenn man vor ihnen steht. Der Beschluss wurde also gefasst - es konnte theoretisch losgehen.
Der Lenkungsausschuss ist die Digitalisierung in Funktionsjacken -quasi die Faxpapier Rolle in der Hosting Welt
Zuvor wurde noch ein “sehr hilfreiches” Instrument installiert, der Lenkungsausschuss. Besetzt mit den Vorständen und einer Gruppe netter, älterer Herrschaften aus dem Aufsichtsrat.
Digitalisierung in Funktionsjacken, wenn man so will, die Faxpapier Rolle in der Hosting Welt.
Hier galt es, regelmäßig über den Status der Fortschritte, und möglicher Hindernisse zu berichten. Diesem Gremium stand es tatsächlich auch zu, dem Projekt gegebenenfalls den Stecker zu ziehen.
Die Wahrheit hat in Präsentationen vor solchen Gremien wenig Platz. Die Vorstände wussten immer über den jeweiligen Stand Bescheid. Im Lenkungsausschuss wurden grundsätzlich nur Erfolge vermeldet.
Die Verhandlungen mit dem ERP-Anbieter wurden also aufgenommen und ich fühlte mich wie ein Fisch im Wasser, komme ich doch eigentlich aus der Welt der Digitalisierung und der entsprechenden Technologien.
Anforderungen wurden formuliert, Angebote wurden gemacht, verworfen, verbessert und schließlich, nach einem opulenten Abend in einem bekannten Restaurant in den Dünen von Sylt, wurde der Vertrag unterschrieben.
AKT 3: Gut gepflegte Stammdaten sind der Schlüssel
Jeder, der schon mal mit ERP-Systemen, und erst recht mit einem ERP-Wechsel zu tun hatte, weiß, dass der Schlüssel in den Stammdaten liegt. Sind diese gut und sauber gepflegt (was sie nirgendwo sind, wer das behauptet der lügt), dann geht das alles von allein.
Wer behauptet, dass die eigenen Stammdaten gut gepflegt sind, der lügt
In unserem Fall hatten die Daten die Qualität, die man in einem Lager von wandernden Scherenschleifern verorten würde. Komplettes Chaos, an das sich die Mitarbeiter jedoch so gewöhnt hatten, dass der Betrieb des Unternehmens hervorragend funktionierte.
Um die Daten für den Export in das neue System aufzubereiten, benötigten wir über ein Jahr. Budget und Zeitrahmen kamen ins Trudeln, die Unterstützung im Haus bröckelte. Hinzu kam, dass wir durch die Verzögerung unterjährig wechseln mussten.
Der Vorstand blieb stark und hielt zu dem Projekt - Hammer machte seiner Funktion alle Ehre und hämmerte das Projekt mit mir zusammen über die Ziellinie.
Es war geschafft! Verkürzt gesagt lief das System grundsätzlich so, wie wir uns das vorgestellt hatten.
Nun konnte es wirklich losgehen!
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