Referenzen

Das sagen unsere Kunden zur digitalen Vermietung mit Immomio

Ausgewählte Kunden aus verschiedenen Bereichen

Oliver Kulpanek

Vorstand Baugenossenschaft Esslingen eG

Lieblingsfunktion: Das Mieter-Matching und die Absage-Funktion

• Kundenart 
  Genossenschaft
   

• Anzahl verwaltete Wohnungen 
  3.000
   

• Wo liegen die Bestände 
  Esslingen am Neckar
   

• Anzahl Mitarbeiter in der Vermietung 
  5 Mitarbeiter

Baugenossenschaft Esslingen eG setzt auf Immomio

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Aus historischen Gründen arbeitet die Baugenossenschaft Esslingen eG (BGE) nicht mit einer Interessentenkartei, sondern jeder Interessent muss sich explizit auf die Wohnung bewerben, für die er den Zuschlag erhalten möchte. Bei Wohnungen in beliebten Lagen bedeutete das eine regelrechte Flut an E-Mails. „Dank Immomio gehört das der Vergangenheit an“, erklärt Oliver Kulpanek, Vorstand der BGE.

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Bei der BGE arbeiten 36 Mitarbeiter, die sich um die Belange von mehr als 7.000 Mitgliedern kümmern – das hat einen gewissen Verwaltungsaufwand zur Folge. Auf der Suche nach Möglichkeiten, diesen Aufwand im Vermietungsprozess zu reduzieren, stieß die BGE auf Immomio. „Das Konzept überzeugte uns, und wir beschlossen, die Software in einem Pilotprojekt zu testen. Da uns die Ergebnisse voll und ganz zufrieden stimmten, entschieden wir, den Testlauf auszuweiten und vermieten heute alle Objekte mit Immomio“, erinnert sich Kulpanek.

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Entlastung im Arbeitsalltag

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Besonders der automatische Abgleich der Interessenten mit dem Wunschmieterprofil und die automatisierte und digitale Kommunikation entlasten den Arbeitsalltag der Mitarbeiter der BGE spürbar. „Durch Immomio findet nicht nur eine Vorselektion der hohen Anzahl an Interessenten statt, sondern auch die Absagen nach der Entscheidung für einen neuen Mieter laufen automatisch. Dadurch haben wir eine enorme Kosten- und Zeitersparnis“, sagt Kulpanek. „Unser persönlicher Ansatz ist es, Kundenorientierung zu leben – mit Immomio können wir diesen Anspruch voll und ganz erfüllen. Zum Beispiel haben wir die Möglichkeit, die Inhalte der Mails selbst zu editieren, sodass wir individuell auf Kundenspezifika eingehen können“, fügt der Vorstand hinzu.

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Einfache Umstellung

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Für die Benutzung von Immomio war bei der BGE keine lange Schulungs- und Einarbeitungszeit nötig. „Unsere Mitarbeiter konnten schon nach kürzester Zeit loslegen“, so Kulpanek. Und auch das Thema Datenschutz konnte die BGE mit Immomio lösen: „Das Tool nimmt uns das oftmals leidige Thema ab und gewährleistet unsere hohen Anforderungen zu 100 Prozent.“ Denn bei Immomio können die Interessenten in einem passwortgeschützten Bereich ihre Daten selbst pflegen und jederzeit per Mausklick löschen. Der positive Nebeneffekt: Die Daten bleiben stets aktuell.

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Reibungslose Kommunikation

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Auch für die Zusammenarbeit zwischen der BGE und Immomio findet der Vorstand lobende Worte: „Die Kommunikation ist schnell und angenehm. Der Kundenservice absolut empfehlenswert.“ Hierfür hat Kulpanek auch gleich ein Beispiel parat: „An einem späten Freitagnachmittag gab es Probleme mit einer doppelt im System angebotenen Wohnung. Einer unserer Mitarbeiter schickte kurz vor Feierabend eine Nachricht an den Support mit der Bitte, diese Redundanz möglichst zeitnah nach dem Wochenende zu beheben. Bereits am Samstagmittag kam eine Nachricht, dass das Problem behoben ist.“ Auch deshalb sagt Kulpanek überzeugt: „Die Software passt genau zu unserer Denkweise.“

Laurine Kaatz

Prozessoptimierung bei der hanova WOHNEN

Lieblingsfunktion: Die Feedbackfunktion über den „interessiert“-Button  nach einem Besichtigungstermin sowie der Upload der Unterlagen im Interessentenprofil.

• Kundenart
  Kommunales Immobilienunternehmen
   

• Anzahl verwaltete Wohneinheiten
  ca. 13.500
   

• Wo liegen die Bestände
  Im Stadtgebiet von Hannover
   

• Anzahl Mitarbeiter in der Vermietung
  8 Mitarbeiter

hanova setzt bei der Vermietung auf Immomio

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Die hanova hat sich das Ziel gesetzt, mit Hilfe der Digitalisierung interne Prozesse zu optimieren und dabei gleichzeitig ein Höchstmaß an Service für ihre Kunden zu bieten. Beim Thema Vermietung setzt der größte Bestandshalter der niedersächsischen Landeshauptstadt auf Immomio. „Durch das Tool können wir Prozesse digital und transparent abbilden und haben eine deutliche Zeitersparnis“, erklärt Laurine Kaatz, zuständig für Prozessoptimierung bei der hanova.

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Die Anforderungen an ein digitales Vermietungs-Tool sind bei der hanova durchaus hoch. Der Kundenservice sowie die Optimierung interner Prozesse sind ebenso wichtig wie die strenge Einhaltung des Datenschutzes. „In der Vergangenheit haben wir mit einem Wettbewerber und mit Excellisten gearbeitet“, erinnert sich Kaatz. Das Ergebnis überzeugte allerdings nicht – bis Immomio ins Spiel kam.

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Immomio als zentraler Kommunikationskanal

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Mittlerweile profitiert die hanova von einer kompakten Übersicht und einem schnellen Informationsfluss. Das bringt zahlreiche Vorteile mit sich: „Immomio stellt für uns einen zentralen Kommunikationskanal dar. Die Kunden können sich zeitnah selbstständig registrieren, einen Besichtigungstermin vereinbaren oder ihre Unterlagen einreichen. Durch den Fokus auf ein Programm können wir schnellstmöglich reagieren und damit unseren Kundenservice steigern“, so Kaatz. Da sich viele Fragen schon aus der Nutzung heraus lösen, reduzieren sich zusätzlich die Anrufe im Kundencenter.

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Des Weiteren ist der Datenschutz in allen Schritten der Neuvermietung gewährleistet: „Durch den digitalen Bewerbungsprozess können wir nicht nur unseren Kundenservice steigern, sondern erfüllen auch unsere Datenschutz-Anforderungen“, sagt Kaatz.

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Interessenten kommen schnell ans Ziel

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Und auch die Kunden werden auf der Suche nach ihrer Traumwohnung unterstützt. Denn dank Immomio sind alle Informationen online verfügbar und können von den Mietinteressenten jederzeit selbstständig abgerufen werden. „Die Interessenten durchlaufen mit der Einführung des Tools zwar eine Umgewöhnungsphase, doch durch das stetige Feedback auf Handlungen in Immomio verfliegt jegliche Skepsis der Kunden relativ schnell“, weiß Kaatz. Hinzu kommt, dass viele Kunden die Digitalisierung bereits aus anderen Lebensbereichen kennen. „Dadurch, und durch das einfache Handling kommen die Anwender schnell ans Ziel“, fügt Kaatz hinzu.

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Schneller Support

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Mit der Betreuung seitens Immomio ist Kaatz ebenfalls sehr zufrieden: „Immomio hat einen sehr guten Supportchat, der bei jedem Problem direkt antwortet (ca. 2 Minuten) und das Problem umgehend löst oder ein Ticket für die Bearbeitung auslöst. Auch auf erstellte Tickets erhält man zügig eine Rückmeldung.“

Julia Weickert

Wohnungsbaugesellschaft Königs Wusterhausen GmbH

Lieblingsfunktion: Das Anbieten von Wohnungen über den Interessentenpool

• Kundenart 
  Kommunales Wohnungsunternehmen
   

• Anzahl verwaltete Wohneinheiten 
  ca. 4.300
   

• Wo liegen die Bestände 
  Im Großraum Berlin in Königs Wusterhausen 
  und den angrenzenden Ortsteilen.
   

• Anzahl Mitarbeiter in der Vermietung 
  Drei (Zwei Vollzeit und eine Vertretung)

Wohnungsbaugesellschaft Königs Wusterhausen digitalisiert Vermietungsprozess

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Seit Juli 2019 nutzt die Wohnungsbaugesellschaft Königs Wusterhausen mbH (WoBauGe KW) Immomio,

um ihren Vermietungsprozess zu digitalisieren. Nur wenige Monate später sagt Julia Weickert, Vermietung

bei der WoBauGe KW: „Das Arbeiten ist deutlich angenehmer geworden.“

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Doch der Reihe nach: Bevor die WoBauGe KW begann, Wohnungen mit Immomio zu vermieten, war die tägliche Arbeit „einfach nicht mehr zeitgemäß“, berichtet Weickert. Lange Excel-Listen, Papierberge und unzählige Interessentenlisten bestimmten den Arbeitsalltag. Das führte zu langen Bearbeitungszeiten, die wiederum zahlreiche Anrufe von Interessenten und einen großen Andrang während der Mietersprechzeiten zur Folge hatten.

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Problemlose Umstellung

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Im Gegensatz dazu ist die Arbeit mit Immomio „ein Unterschied wie Tag und Nacht“, verkündet Weickert. „Wir kommen nur noch persönlich in Kontakt mit Interessenten, die in die engere Auswahl für eine Wohnung kommen. So sparen wir Zeit und das Arbeiten ist deutlich angenehmer.“ Trotz tiefgreifender Veränderungen verlief die Umstellung problemlos: „Wir hätten sogar schon früher starten können, haben uns aber, mit drei Monaten Vorbereitungszeit, den 01.07.2019 als Startzeitpunkt gesetzt“, sagt Weickert. Im Vorfeld wurde dafür das Team ausführlich geschult, die Internetseite entsprechend angepasst und die Interessenten informiert.

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Mitarbeiter und Mietinteressenten sind begeistert

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Aus dem Arbeitsalltag von Julia Weickert und ihren Kollegen ist Immomio mittlerweile nicht mehr wegzudenken: „Immomio ist jetzt die tägliche Arbeit. Mein Arbeitstag beginnt morgens mit dem Log-in bei Immomio und endet abends mit dem Log-out.“ Doch nicht nur die Arbeit der Mitarbeiter ist dank Immomio effizienter und angenehmer, auch die Interessenten der WoBauGe KW sind mit der Umstellung zufrieden: „Wir bekommen fast ausschließlich positives Feedback von unseren Interessenten – auch sie sind froh, dass sie sich Wege und Telefonate sparen können“, stellt Weickert fest.

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Direkter Draht zum Support

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Kommen bei der täglichen Arbeit Fragen auf, kann sich die WoBauGe KW direkt an den Immomio-Support wenden. „Wir haben einen direkten Draht und unsere Fragen werden schnell beantwortet“, freut sich Weickert. „Allgemein fühlen wir uns sehr gut betreut und das gemeinsame Arbeiten funktioniert reibungslos“, fügt Weickert hinzu. Auch deshalb sagt sie heute: „Auf den digitalen Vermietungsprozess von Immomio zu setzen, war genau die richtige Entscheidung.“

Jacqueline Gill

Zuständig für die Mietverwaltung bei der Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH

Lieblingsfunktion: Zusatzfragenmodul zur Vermietung von Betriebswohnungen über Immomio 

• Kundenart 
  Immombilienunternehmen
   

• Anzahl verwaltete Wohneinheiten
  15.900
   

• Wo liegen die vermittelten Bestände (Hamburg, deutschlandweit, etc.)
  Deutschlandweit
   

• Anzahl Mitarbeiter (wie viele davon arbeiten mit Immomio) 
  15 Mitarbeiter

Wüstenrot Haus- und Städtebau setzt bei der Vermietung

auf Immomio

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Lange war die Wüstenrot Haus- und Städtebau GmbH (WHS) auf der Suche nach einer zeitgemäßen Lösung für die Vermietung ihrer Wohnungen und Betriebswohnungen. Fündig wurde das Immobilienunternehmen bei Immomio. „Mittlerweile steuern wir den gesamten Vermietungsprozess über Immomio“, berichtet Jacqueline Gill, zuständig für die Mietverwaltung bei der WHS.

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Bei der Vermietung stand die WHS in der Vergangenheit vor zwei Herausforderungen. Zum einen wurde die Vermietung von Wohnungen, besonders in Ballungsgebieten, zusehends aufwendiger, da immer mehr Bewerber Interesse an den Wohnungen der WHS bekundeten. „Früher lief bei uns alles über Immoscout24. Hier eine richtige Auswahl zu treffen wurde immer schwieriger“, erinnert sich Gill. Zusätzlich wurde die Arbeit durch Medienbrüche erschwert: „Wir haben Selbstauskünfte per E-Mail eingeholt und mussten oft nachtelefonieren – der Zeitaufwand war enorm“, so Gill. 

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Vermietung von Betriebswohnungen

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Zum anderen war es über Immoscout24 nicht möglich, Betriebswohnungen an Mitarbeiter zu vermieten. Beide Herausforderungen werden seit Mai 2019 durch den Einsatz von Immomio gelöst. Bei der Vermietung der Betriebswohnungen setzt die WHS auf das Zusatzfragenmodul. Damit können individuelle Fragen gestaltet werden, die den Interessenten bei der Bewerbung gestellt werden. „Durch das Zusatzfragenmodul können wir die Vermietung der Wohnungen für unsere Mitarbeiter auch über Immomio abbilden – das nimmt uns sehr viel Arbeit ab“, freut sich Gill.

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Auch die reguläre Vermietung über Immomio weiß zu überzeugen: „Die Abwicklung mit Immomio ist wesentlich leichter. Mails werden automatisch verschickt, Termine können wir einfach online koordinieren und der automatische Abgleich der Interessenten mit dem Wunschmieterprofil hilft uns bei der Auswahl der Interessenten“, berichtet Gill. Davon profitieren auch die Bewerber: „Sie erhalten viel schneller eine Antwort auf ihre Anfrage“, weiß Gill.

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Regelmäßig neue Funktionen

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Zusätzlich zur täglichen Arbeit findet Jacqueline Gill auch lobende Worte für die Betreuung durch das Immomio-Team: „Die Abstimmung läuft reibungslos und der Support-Chat reagiert jederzeit schnell. Darüber hinaus werden regelmäßig neue Funktionen ergänzt, die die Arbeit weiter erleichtern.“ Auch deshalb sagt Gill heute: „Wir arbeiten sehr gerne mit Immomio und sind froh, dass wir uns für die Umstellung entschieden haben.“

Markus Jugan

Geschäftsführer Immobilien Jugan

Investmentverwaltung GmbH

Lieblingsfunktion: Die Online-Terminvereinbarung

• Kundenart 
  Miethausverwaltung
   

• Anzahl verwaltete Wohneinheiten 
  1.200 Wohn- und Gewerbeeinheiten
   

• Wo liegen die Bestände
  Großraum München und in den Neuen Bundesländern
   

• Anzahl Mitarbeiter in Vermietung 
  5 Mitarbeiter

Immobilien Jugan Investmentverwaltung GmbH vermietet mit Immomio

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Die Immobilien Jugan Investmentverwaltung GmbH (Immobilien Jugan) hat ihren Vermietungsprozess mit Immomio digitalisiert. Geschäftsführer Markus Jugan berichtet: „Damit haben wir die Belastung für die Mitarbeiter positiv verändert.“

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Der Münchner Vermietungsmarkt ist überlastet. Das bekommen nicht nur die Mietsuchenden zu spüren, sondern auch diejenigen, die die Wohnungen vermieten. Bei der Immobilien Jugan arbeiten fünf Mitarbeiter im Bereich Vermietung. „Schon das Einstellen der Inserate war für meine Mitarbeiter in der Vergangenheit sehr umständlich“, erinnert sich Markus Jugan. „Anschließend wurden sie mit Anrufen und Mails von Wohnungsinteressenten überflutet.“

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Belastung für Mitarbeiter reduziert

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Dank Immomio gehört das der Vergangenheit an. „Gerade für den Münchner Vermietungsmarkt haben wir die Belastung für die Mitarbeiter positiv verändert. Kaum noch Anrufe, deutlich reduzierter Maileingang – die Zeitersparnis ist extrem“, erklärt der Geschäftsführer. Mittlerweile läuft der gesamte Vermietungsprozess über das Immomio-Portal. Je nach Marktlage beziehungsweise Zielgruppe werden die Inserate stufenweise in den Vertriebsportalen freigeschaltet. Direkte Kontaktversuche über Mail und Telefon, von Interessenten werden hingegen nicht mehr bearbeitet. „Hier gibt es ab und an noch Aufklärungsbedarf“, so Jugan.

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Optimale Betreuung

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Aus der täglichen Arbeit ist Immomio inzwischen nicht mehr wegzudenken. „Immomio ist sehr anwenderfreundlich – wir sind rundum zufrieden“, sagt Markus Jugan. Auch von den Mietinteressenten erhält der Geschäftsführer nahezu durchgehend positives Feedback: „Besonders die Vormerkfunktion kommt bei den Interessenten sehr gut an.“ Zum Abschluss findet Markus Jugan auch noch lobende Wort für die Betreuung durch das Team von Immomio: „Anliegen werden sehr schnell bearbeitet. Die Betreuung ist einfach sehr gut.“

Robin Siebert

Immobilienmakler Schmidt & Bethge Immobilien Vertriebs GmbH

Lieblingsfunktion: Interaktiver Besichtigungsterminplaner mit Teilnehmerzahlbeschränkung

• Kundenart 
  Immobilienmakler
   

• Anzahl vermietete Wohnungen 
  ca. 300 im Jahr
   

• Wo liegen die vermittelten Bestände
  In Hamburg
   

• Anzahl Mitarbeiter (wie viele davon arbeiten mit Immomio) 
  15 Mitarbeiter, davon arbeiten 6 mit Immomio

Immobilienmakler Schmidt & Bethge Immobilen GmbH setzt aud die digitale Vermietung mit Immomio

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Die Schmidt & Bethge Immobilien Vertriebs GmbH gehört zu den Immomio-Kunden der ersten Stunde. Robin Siebert, Immobilienmakler bei Schmidt & Bethge, kann sich: „den Vermietungsprozess ohne Immomio nicht mehr vorstellen.“

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Schon vor Immomio haben die Hamburger damit begonnen, große Teile der Vermietung zu digitalisieren. „Wir nutzen eine Maklersoftware, über die wir Angebote auf den Immobilienportalen veröffentlichen“, berichtet Siebert. Doch die stößt mittlerweile an ihre Grenzen. „Teilweise haben wir hunderte Mails und Anrufe für eine einzige Wohnung bekommen. Das hat eine qualifizierte Auswahl der Interessenten erschwert“, erinnert sich Siebert. Mittlerweile ist die Maklersoftware mit Immomio verknüpft und nahezu alle Objekte werden darüber vermietet: „Das bringt eine enorme Zeitersparnis. Von der Auswahl über die Koordination der Besichtigungstermine bis zum Versand der Zu- beziehungsweise Absagen – der ganze Prozess ist einfacher und schneller“, freut sich Siebert. Allein die Zahl der Anrufe sei heute um etwa 90 Prozent geringer als vor der Einführung.

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Mehr als nur Zeitersparnis

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Doch Immomio ist für Schmidt & Bethge mehr als nur Zeitersparnis. „Besonders die Qualität der Besichtigungstermine hat sich deutlich verbessert“, erklärt Siebert. Interessenten, die keine Rückmeldung auf eine Besichtigungseinladung geben oder ihr trotz Zusage fernbleiben, gibt es fast nicht mehr. Waren früher Massenbesichtigungen an der Tagesordnung, werden heute nur noch wenige qualifizierte Bewerber eingeladen, die eine reelle Chance auf die Wohnung haben. „So können wir uns viel mehr Zeit für die Bewerber nehmen und uns intensiv mit ihnen beschäftigen“, sagt Siebert. Das sei für alle Seiten deutlich angenehmer.

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Immomio als Akquise-Tool

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Hier schließt Siebert auch die Vermieter mit ein: „Vermieter, mit denen wir in Erstkontakt treten, stellen wir Immomio bewusst vor, um sie von unserer Arbeit zu überzeugen. Mittlerweile nutzen wir Immomio also sogar als Akquise-Tool. Alle sind von den zahlreichen Vorteilen begeistert.“ 

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Schmidt & Bethge selbst wurde von einer intensiven Testphase von Immomio überzeugt. „Wir haben schnell das Potenzial erkannt und nicht lange gezögert, ehe wir damit begonnen haben, nahezu alle Objekte über Immomio zu vermieten“, so Siebert. Zur schnellen Entscheidungsfindung trug damals auch die intuitive Bedienung der Software bei. „Immomio ist selbsterklärend, sodass man schon nach kurzer Zeit den Dreh raus hat.“ Auch das führt dazu, dass Robin Siebert heute sagt: „Wir können uns den ganzen Vermietungsprozess ohne Immomio nicht mehr vorstellen.“

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