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Gastbeitrag: Digitalisierung - die richtige Strategie für Erfolg im Tagesgeschäft

Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag des Proptechs casavi. In unserer Kategorie Gastartikel schreiben Proptechs, Wohnungsunternehmen, Makler und Verwalter über die Digitalisierung und Neuigkeiten aus der Wohnungswirtschaft.

Der Einsatz eines Portals garantiert maximale Verfügbarkeit | Quelle: casavi GmbH


Mobile Apps, automatisierte Prozesse, künstliche Intelligenz – hübsche Schlagwörter sind schön und gut, aber wie helfen sie im Tagesgeschäft? Um nicht nur im Strom mitzuschwimmen, sondern von der Digitalisierung der Branche und der Gesellschaft zu profitieren, müssen Immobilienunternehmen digitale Geschäftsmodelle entwickeln.


Doch das ist leicht gesagt und schwer getan: Wie können sie den Weg in die Zukunft

antreten und damit langfristig am Markt bestehen? Es empfiehlt sich, die nötigen

Veränderungen in drei Stufen zu untergliedern. Das schafft Übersicht und bietet praktische

Ansatzpunkte. Die Schritte lauten: Digitalisierung der Information, Digitalisierung der

Interaktionen und digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse.


Grundlagenarbeit: Aufwändig aber wichtig


Um ein Fundament für alle weiteren Schritte zu schaffen, gilt es zunächst, alle relevanten

bestehenden Dokumente und Informationen zu digitalisieren. Alle zukünftigen sollten von

vornherein digital erfasst werden. Dazu zählt auch das Scannen der Eingangspost oder

besser noch: die Zustimmung zur elektronischen Rechnungszustellung als PDF. Das

garantiert eine elektronische Weiterverarbeitung, durch die dauerhaft der Papierverbrauch

reduziert werden kann. Darüber hinaus wird so die Auffindbarkeit von Dokumenten

vereinfacht. Dabei ist es wichtig, sich mit den bestehenden Geschäftsprozessen und deren

Digitalisierungspotenzial zu befassen und diese zu dokumentieren und standardisieren.

Dass das die Mühe wert ist, bestätigt Sven Keussen, Sprecher der Firmengruppe Rohrer mit

Standorten in Berlin und München: „Die Digitalisierung aller Informationen nimmt zwar initial

viel Zeit in Anspruch, doch die Investition lohnt sich. Durch die elektronische Bearbeitung

arbeiten wir deutlich effizienter.“ Um selbst ausschließlich digitale Information zu generieren,

müssen entsprechende Lösungen eingeführt werden: eine ERP-Software für die

Buchhaltung, ein Vorgangsmanagement für die Dokumentation und Bearbeitung von

Geschäftsvorfällen, ein Portal für die Bereitstellung von Informationen an Dritte und Apps zur

digitalen Wohnungsübergabe und Gebäudeinspektion.


Effizientere Abläufe sparen Zeit und letztendlich Geld


Kommunikation ist der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag – sowohl zwischen Unternehmen

und Mietern sowie Dienstleistern als auch bei der internen Abstimmung. Die Digitalisierung

der Interaktion ist eine grundlegende Voraussetzung, um diese kostenintensiven Faktoren

zu optimieren. Dazu wird die Kommunikation von Telefon oder Post auf elektronische

Medien verlagert. Das ermöglicht eine asynchrone Bearbeitung und schafft häufig einen

Workflow, der bisherige Zwischenschritte automatisiert, wie etwa die Zuordnung von

Anfragen an einen zuständigen Mitarbeiter. Zudem wird digitale Interaktion durch die

Einführung eines Ticketmanagements gefördert. „Alle Abläufe, ob intern oder extern, werden

mit unserem Ticket-System erfasst und bearbeitet. Ohne weitere Interaktion weiß dadurch

jeder Mitarbeiter, was er wann zu tun hat“, erklärt Roland Weber, Gesch.ftsführer der Dipl.

Ing. Schober u. Weber Immobilienverwaltung GmbH. Die Digitalisierung der Interaktionen

rund um die Immobilie steigert Transparenz und Messbarkeit, führt zu einer höheren

Standardisierung und gewährleistet damit eine konstante Qualität, auch bei größeren

Teams.


Hoher Automatisierungsgrad für transparente Prozesse


Im dritten Schritt werden alle zur digitalen Interaktion eingesetzten Systeme integriert, um

den Automatisierungsgrad noch weiter zu erhöhen. Grundlage hierfür sind offene und

flexible Teilsysteme sowie Abläufe, die Veränderungen in den Unternehmensprozessen

ermöglichen. Das erlaubt eine vollständig digitale und unternehmensübergreifende

Prozesskette. Hierfür haben wir bei casavi unser Angebot um die digitale

Dienstleisterplattform Relay erweitert. Die Mehrwerte werden beispielsweise bei der

Abwicklung eines Schadensfalls in einer Immobilie ersichtlich: Mieter oder Eigentümer

können via der Kommunikations- und Serviceplattform casavi einen Schaden per Mausklick

melden und der Verwalter kann die Anfragen dort sofort zentral als Vorgang erfassen und

bearbeiten. Egal ob Handwerker, Sachverständiger oder Versicherung – alle Dienstleister

werden sodann über Relay koordiniert und der Prozess von Anfang bis Ende abgebildet.

Dabei ist es sogar möglich, dass Dienstleister aktiv Aufträge annehmen oder zurückweisen,

intern an zuständige Kollegen verteilen sowie direkt mit den Mietern oder Eigentümern

kommunizieren, um Termine zu koordinieren. Gleichzeitig haben alle Beteiligten jederzeit die

Möglichkeit, den aktuellen Stand der Bearbeitung einzusehen.


Wer den hier skizzierten Digitalisierungs-Fahrplan umsetzt, begibt sich auf den richtigen

Weg. Denn wie viele andere Dienstleistungsbranchen, hat auch die Immobilienbranche

einen hohen Anteil an manuellen Prozessen. Frühzeitig auf Automatisierung und im

nächsten Schritt auch auf künstliche Intelligenz zu setzen, wird sich daher in diesem durch

Konsolidierung geprägten Marktumfeld auszahlen.



Autor:

Peter Schindlmeier

Geschäftsführer

casavi GmbH












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