Bei diesem Artikel handelt es sich um einen Gastbeitrag des Proptechs casavi. In unserer Kategorie Gastartikel schreiben Proptechs, Wohnungsunternehmen, Makler und Verwalter über die Digitalisierung und Neuigkeiten aus der Wohnungswirtschaft.
Der Einsatz eines Portals garantiert maximale Verfügbarkeit | Quelle: casavi GmbH
Mobile Apps, automatisierte Prozesse, künstliche Intelligenz – hübsche Schlagwörter sind schön und gut, aber wie helfen sie im Tagesgeschäft? Um nicht nur im Strom mitzuschwimmen, sondern von der Digitalisierung der Branche und der Gesellschaft zu profitieren, müssen Immobilienunternehmen digitale Geschäftsmodelle entwickeln.
Doch das ist leicht gesagt und schwer getan: Wie können sie den Weg in die Zukunft
antreten und damit langfristig am Markt bestehen? Es empfiehlt sich, die nötigen
Veränderungen in drei Stufen zu untergliedern. Das schafft Übersicht und bietet praktische
Ansatzpunkte. Die Schritte lauten: Digitalisierung der Information, Digitalisierung der
Interaktionen und digitale Integration aller internen und externen Geschäftsprozesse.
Grundlagenarbeit: Aufwändig aber wichtig
Um ein Fundament für alle weiteren Schritte zu schaffen, gilt es zunächst, alle relevanten
bestehenden Dokumente und Informationen zu digitalisieren. Alle zukünftigen sollten von
vornherein digital erfasst werden. Dazu zählt auch das Scannen der Eingangspost oder
besser noch: die Zustimmung zur elektronischen Rechnungszustellung als PDF. Das
garantiert eine elektronische Weiterverarbeitung, durch die dauerhaft der Papierverbrauch
reduziert werden kann. Darüber hinaus wird so die Auffindbarkeit von Dokumenten
vereinfacht. Dabei ist es wichtig, sich mit den bestehenden Geschäftsprozessen und deren
Digitalisierungspotenzial zu befassen und diese zu dokumentieren und standardisieren.
Dass das die Mühe wert ist, bestätigt Sven Keussen, Sprecher der Firmengruppe Rohrer mit
Standorten in Berlin und München: „Die Digitalisierung aller Informationen nimmt zwar initial
viel Zeit in Anspruch, doch die Investition lohnt sich. Durch die elektronische Bearbeitung
arbeiten wir deutlich effizienter.“ Um selbst ausschließlich digitale Information zu generieren,
müssen entsprechende Lösungen eingeführt werden: eine ERP-Software für die
Buchhaltung, ein Vorgangsmanagement für die Dokumentation und Bearbeitung von
Geschäftsvorfällen, ein Portal für die Bereitstellung von Informationen an Dritte und Apps zur
digitalen Wohnungsübergabe und Gebäudeinspektion.
Effizientere Abläufe sparen Zeit und letztendlich Geld
Kommunikation ist der größte Zeitfresser im Arbeitsalltag – sowohl zwischen Unternehmen
und Mietern sowie Dienstleistern als auch bei der internen Abstimmung. Die Digitalisierung
der Interaktion ist eine grundlegende Voraussetzung, um diese kostenintensiven Faktoren
zu optimieren. Dazu wird die Kommunikation von Telefon oder Post auf elektronische
Medien verlagert. Das ermöglicht eine asynchrone Bearbeitung und schafft häufig einen
Workflow, der bisherige Zwischenschritte automatisiert, wie etwa die Zuordnung von
Anfragen an einen zuständigen Mitarbeiter. Zudem wird digitale Interaktion durch die
Einführung eines Ticketmanagements gefördert. „Alle Abläufe, ob intern oder extern, werden
mit unserem Ticket-System erfasst und bearbeitet. Ohne weitere Interaktion weiß dadurch
jeder Mitarbeiter, was er wann zu tun hat“, erklärt Roland Weber, Gesch.ftsführer der Dipl.
Ing. Schober u. Weber Immobilienverwaltung GmbH. Die Digitalisierung der Interaktionen
rund um die Immobilie steigert Transparenz und Messbarkeit, führt zu einer höheren
Standardisierung und gewährleistet damit eine konstante Qualität, auch bei größeren
Teams.
Hoher Automatisierungsgrad für transparente Prozesse
Im dritten Schritt werden alle zur digitalen Interaktion eingesetzten Systeme integriert, um
den Automatisierungsgrad noch weiter zu erhöhen. Grundlage hierfür sind offene und
flexible Teilsysteme sowie Abläufe, die Veränderungen in den Unternehmensprozessen
ermöglichen. Das erlaubt eine vollständig digitale und unternehmensübergreifende
Prozesskette. Hierfür haben wir bei casavi unser Angebot um die digitale
Dienstleisterplattform Relay erweitert. Die Mehrwerte werden beispielsweise bei der
Abwicklung eines Schadensfalls in einer Immobilie ersichtlich: Mieter oder Eigentümer
können via der Kommunikations- und Serviceplattform casavi einen Schaden per Mausklick
melden und der Verwalter kann die Anfragen dort sofort zentral als Vorgang erfassen und
bearbeiten. Egal ob Handwerker, Sachverständiger oder Versicherung – alle Dienstleister
werden sodann über Relay koordiniert und der Prozess von Anfang bis Ende abgebildet.
Dabei ist es sogar möglich, dass Dienstleister aktiv Aufträge annehmen oder zurückweisen,
intern an zuständige Kollegen verteilen sowie direkt mit den Mietern oder Eigentümern
kommunizieren, um Termine zu koordinieren. Gleichzeitig haben alle Beteiligten jederzeit die
Möglichkeit, den aktuellen Stand der Bearbeitung einzusehen.
Wer den hier skizzierten Digitalisierungs-Fahrplan umsetzt, begibt sich auf den richtigen
Weg. Denn wie viele andere Dienstleistungsbranchen, hat auch die Immobilienbranche
einen hohen Anteil an manuellen Prozessen. Frühzeitig auf Automatisierung und im
nächsten Schritt auch auf künstliche Intelligenz zu setzen, wird sich daher in diesem durch
Konsolidierung geprägten Marktumfeld auszahlen.
Autor:
Peter Schindlmeier
Geschäftsführer
casavi GmbH
